Guida per la Qualificazione dei Progettisti di Sistemi Qualità

Premessa

Il progetto SICOSG, è nato nel 1993 su iniziativa ANGQ a seguito del proprio Convegno Nazionale 1993 sul tema dei Requisiti delle figure professionali che operano nei sistemi gestionali orientati alla Qualità, alla Sicurezza ed al rispetto dell'Ambiente (Sistemi Gestionali Integrati).

Al progetto SICOSG hanno partecipato:

• Associazioni e grandi Enti di Ricerca (AIQF-ANGQ-ENEA-CNR);
• Organismi di Accreditamento (CIMECO e SINAL);
• Organismi di Certificazione e loro Raggruppamenti (AIOICI-CERMET-CNIM);
• Rappresentanti grande Utenza (CONFINDUSTRIA).

Inoltre hanno partecipato come osservatori:

• ANIA-CISQ-RAI-SINCERT-UNI.

Il progetto SICOSG ha attivato 3 Gruppi di Lavoro che hanno operato nel corso dell'intero 1994 sottoponendo i risultati ottenuti alla approvazione dell'intero Gruppo di Progetto*.

Il Progetto SICOSG ha tenuto conto di analoghi progetti sviluppati da ASQC, ANGQ, EOQ e FONTI/CNR.

Adozione dei risultati del Progetto SICOSG.

A seguito della nascita del CEPAS (Organismo di Certificazione del personale acccreditato da SINCERT), il Consiglio Direttivo ANGQ ha deliberato di trasferire allo stesso i risultati del Progetto SICOSG e la guida delle attività ancora in essere o da pianificare; il CEPAS ha accettato di prendere in carico i risultati e le iniziative del Progetto SICOSG.

Notifica internazionale.

I contenuti della presente Guida sono stati presentati al Congresso IATCA (International Auditor and Training Certification Association) del 1996.

* Il Gruppo di Progetto ha tenuto le seguenti riunioni:

03.02.94 presso il SINAL;

18.03.94 presso la CONFINDUSTRIA;

20.05.94 presso la CONFINDUSTRIA;

16.09.94 presso il SINAL;

16.11.94 presso il CNR.

SOMMARIO

Introduzione

1. Scopo e campo di applicazione
2. Riferimenti
3. Definizioni
4. Istruzione
5. Addestramento
6. Esperienza
7. Caratteristiche personali e Capacità gestionali
8. Rapporti contrattuali e deontologia professionale
9. Mantenimento della competenza
10. Lingua

Appendice A
Figure Professionali dei SQ

Appendice B
Compiti, Responsabilità ed Autorità dei Progettisti di Sistemi Qualità

Introduzione

La presente Guida, insieme alla "Guida per l'Approvvigionamento di Servizi di Progettazione e supporto alla Implementazione di Sistemi Qualità aziendali", rappresentano un valido strumento in uno specifico mercato che si è sviluppato troppo velocemente e senza precise regole; le due Guide sono complementari in quanto rappresentano ciò che il committente deve chiedere (ed assicurarsi gli sia fornito) e ciò che il fornitore (consulente o società di consulenza) gli deve fornire.

Nelle Guide si cita la figura del "Progettista di Sistema Qualità" in conformità al linguaggio che si è consolidato sul mercato, tuttavia sarebbe più corretto parlare di una attività di "sensibilizzazione, formazione e supporto alle imprese per l'adeguamento del proprio sistema di gestione alle norme di riferimento"; questo concetto si evince, in ogni caso, dalla Appendice B in cui viene descritto il lavoro che deve essere svolto dal "Progettista di Sistema Qualità".

Al fine di rendere disponibile al mercato, ed in particolare alle imprese ed agli Organismi di Accreditamento e Certificazione, un modello per la valutazione dei Progettisti e Progettisti Senior di Sistemi Qualità, il presente documento descrive i requisiti minimi che devono essere posseduti dagli stessi.

Sono inoltre forniti i riferimenti per valutare il mantenimento della professionalità degli operatori in oggetto.

L'Appendice A, che è parte integrante del presente documento, illustra la progressione dello sviluppo della professionalità nel campo dei Sistemi Qualità.

L'Appendice B, che è parte integrante del presente documento descrive la possibile Job Description di un Progettista di Sistemi Qualità.

1. Scopo e campo di applicazione

Il presente documento fornisce le raccomandazioni sui criteri di qualificazione dei Progettisti e di Progettisti Senior di Sistemi Qualità.

Il presente documento potrà essere utilizzato dall'UNI per formulare una proposta italiana per una norma EN e/o ISO di pari finalità ed oggetto.

2. Riferimenti

• UNI CEI EN - 45020 "Termini generali e loro definizioni riguardanti la normazione e le attività connesse".
• UNI EN 28402 - Qualità - Terminologia".
• UNI EN ISO 9001 - "Sistema Qualità - Modello per l'assicurazione della qualità nella progettazione, sviluppo, fabbricazione, installazione ed assistenza".
• UNI ISO 9004(2 - "Elementi di gestione per la qualità e del sistema qualità - Guida per i servizi".
• Linee Guida per lo sviluppo e l'adozione di un sistema di conduzione aziendale della qualità per Società di consulenza di sistemi qualità secondo la UNI ISO 9004/2 ai fini della certificazione secondo UNI EN ISO 9001.
• Regolamento per la certificazione delle società di consulenza di Sistemi Qualità - Documento UNI USQ02.

3. Definizioni

Ai fini del presente documento valgono le definizioni indicate nelle norme sopra indicate.

4. Istruzione

I Progettisti di Sistemi Qualità dovrebbero avere completato almeno la scuola secondaria, cioè quella parte del sistema nazionale di istruzione che viene dopo la scuola elementare e precede quella universitaria.

Tuttavia è preferibile una laurea in discipline tecniche.

5. Addestramento

I Progettisti di Sistemi Qualità dovrebbero avere percorso tutte fasi di sviluppo della progressione professionale nel campo dei Sistemi Qualità (vedi Allegato A) e, quindi, quando ricoprivano i ruoli di "Addetto" e "Valutatore" (quella di "Gestore" è facoltativa anche se, quando applicabile, risulta particolarmente utile ai fini dell'esperienza), sono stati addestrati su:

• conoscenza e comprensione delle norme sui Sistemi Qualità;
• conoscenza e comprensione delle norme che devono essere eseguite per le verifiche ispettive;
• conoscenza delle tecniche necessarie alla pianificazione, preparazione ed esecuzione delle Verifiche Ispettive.

La formazione su tali tematiche non dovrebbe essere stata inferiore a 64 ore.

Inoltre sono richiesti ulteriori addestramenti specifici inerenti la funzione in oggetto (quella cioè di Progettista di Sistemi Qualità) quali:

• conoscenza e comprensione delle norme che devono essere eseguite per i processi di Accreditamento e Certificazione;
• conoscenza degli istituti di Accreditamento e Certificazione nazionali ed internazionali:
• conoscenza delle problematiche e metodologie connesse alla predisposizione e gestione dei Sistemi Qualità.

Tale competenza dovrebbe essere dimostrata tramite esami scritti ed orali, o con altre forme accettabili.

Per coloro che per almeno 5 anni hanno svolto attività documenta di "Gestori" (Responsabili o Direttori) di Sistemi Qualità si può ritenere che tale addestramento sia stato eseguito in campo.

6. Esperienza

E' importante che i Progettisti di Sistemi Qualità abbiano prima ricoperto le funzioni di Addetto, Valutatore e, quando possibile, Gestore di Sistemi Qualità, questo non solo per quanto riguarda la formazione, come citato al precedente punto "5. Addestramento", ma soprattutto per quanto concerne l'esperienza.

Infatti un Progettista di Sistema Qualità non può raggiungere un adeguato livello professionale solo attraverso la formazione, ma deve necessariamente maturare una significativa esperienza operativa che gli abbia permesso di valutare le problematiche connesse a più di un sistema gestionale orientato alla qualità.

Al riguardo si ritiene necessario avere maturato una delle seguenti esperienze

• avere progettato e contribuito alla introduzione e sviluppo di almeno 5 Sistemi Qualità;
• avere gestito, per un totale di 5 anni , i Sistemi Qualità di almeno 3 aziende senza fornitori con Sistema Qualità qualificati e controllati dalle citate aziende (con un minimo di permanenza di un anno nella gestione di un singolo Sistema);
• avere gestito, per non meno di 5 anni, il Sistemi Qualità di una azienda avente fornitori con Sistema Qualità qualificati e controllati dall' azienda stessa.

L'esperienza deve riferirsi a Sistemi Qualità conformi a normativa sui sistemi stessi.

7. Caratteristiche personali e Capacità gestionali.

Il Progettista di Sistemi Qualità dovrebbe avere tutte le caratteristiche personali atte a svolgere le attività descritte in Appendice B, ed in particolare spiccate capacità gestionali che gli permettano sia di svolgere in tempi e costi prestabiliti il mandato contrattuale, sia di guidare il cliente alla interiorizzazione ed implementazione del nuovo sistema di gestione ed ad ottenere, quando previsto, la certificazione da parte di organismi specifici.

Queste caratteristiche, così come le reali capacità professionali dovrebbero essere possedute dai Progettisti di Sistemi Qualità ma, essendo difficilmente misurabili, saranno verificate nel seguente modo:

• ottenimento della certificazione dei Sistemi Qualità progettati ed implementati;
• dichiarazione di soddisfazione da parte dei clienti.

8. Rapporti contrattuali e deontologia professionale.

Il Progettista di Sistema Qualità dovrebbe operare correttamente dal punto di vista delle deontologia professionale quali:

• l'impegno professionale e l'equità tra lavoro svolto e ricompensi richiesti;
• la riservatezza sulle informazioni acquisite presso il cliente;
• la incompatibilità, caso per caso, tra consulenza e valutazione ai fini dell'accreditamento o della certificazione.

Il Progettista di Sistemi Qualità, quando coincide con l'imprenditore che fornisce consulenza, dovrebbe operare nell'ambito di contratti chiari, veritieri e completamente comprensibili da parte del cliente.

Il Progettista di Sistemi Qualità dovrebbe esimersi da fornire ai clienti Sistemi Qualità vuoti o inadeguati.

9. Mantenimento della competenza

I Progettisti della Qualità dovrebbero mantenere la propria competenza :

• assicurando che la loro conoscenza delle norme relative ai Sistemi Qualità e relativi requisiti si mantenga aggiornata;
• assicurando che la loro conoscenza delle regole e degli strumenti relativi all'accreditamento e certificazione si mantenga aggiornata;
• progettando ed assistendo i clienti alla implementazione di almeno un Sistema Qualità ogni 3 anni;
• facendo riesaminare le proprie prestazioni almeno ogni 3 anni da una organizzazione terza preposta allo scopo e riconosciuta.

10. Lingua

I Progettisti di Sistema Qualità dovrebbero avere una conoscenza della lingua in uso presso l'organizzazione del cliente tale da permettergli di intendere e farsi intendere senza possibilità di errori.

Appendice A

FIGURE PROFESSIONALI DEI SISTEMI GESTIONALI INTEGRATI

La presente Guida fa propri i risultati del progetto SICOSG per quanto concerne le figure professionali già consolidate e la progressione crescente della professionalità degli operatori dei Sistemi Gestionali orientati alla Qualità, alla Sicurezza ed al rispetto Ambientale, così come riportato nella seguente tabella.

È stato, inoltre, stabilito che la formazione è importante per tutte le figure professionali, ma è particolarmente significativa per le prime figure professionali (Addetto e Valutatore).

In particolare la formazione sui principi, le metodologie e la normativa di riferimento sui Sistemi Qualità e sulla esecuzione delle Verifiche Ispettive sugli stessi, deve essere effettuata a livello di Addetti e Valutatori.

I Gestori ed i Progettisti devono già essere esperti su dette metodologie e relative norme; per queste figure devono essere previsti altri temi oggetto della formazione quali, ad esempio, metodi gestione del personale, organizzazione, management review meeting, gestione contratti, ecc.

Appendice B

COMPITI, RESPONSABILITÀ ED AUTORITÀ DEI PROGETTI DI SISTEMI QUALITÀ

Compiti

• Esaminare lo stato gestionale di una azienda confrontandolo con leggi, norme e/o prescrizioni contrattuali di riferimento (detti vincoli volontari e cogenti).
• Individuare gli interventi necessari ad allineare il sistema gestionali della azienda ai vincoli sopra esposti.
• Elaborare una proposta tecnica ed economica, per attuare gli interventi citati.
• Una volta acquisito l'ordine:
  1. formare tutto il personale sui principi dei Sistemi Qualità e sulle relative scelte aziendali (questo serve sia a creare un linguaggio comune, sia ad attivare subito il coinvolgimento di tutto il personale, che è requisito indispensabile per il buon esito dell'intervento);
  2. analizzare insieme ai responsabili aziendali i singoli flussi gestionali
  3. progettare, in collaborazione con i responsabili aziendali, l'adeguamento degli stessi ai vincoli;
  4. predisporre (o aiutare il cliente a predisporre) le procedure gestionali;
  5. dare supporto al committente per la definizione delle procedure tecniche necessarie e formarlo sulle metodologie per la corretta predisposizione delle stesse;
  6. effettuare la cross-relation tra i vari flussi gestionali e le relative procedure per evitare vuoti, incongruenze e sovrapposizioni procedurali;
  7. predisporre il Manuale Qualità;
  8. effettuare formazione sul nuovo Sistema Gestionale.

Se il cliente ha interesse alla certificazione, deve anche dare supporto per:

1. scegliere l'Organismo di Certificazione più idoneo;
2. individuare le azioni correttive relative alle situazioni non conformi indicate dall'organismo stesso;
3. fare ogni altra attività utile all'ottenimento della certificazione.

Responsabilità.

• Convincere l'imprenditore sulla opportunità di implementare un sistema di gestione che non soddisfi solo i vincoli ma sia reale strumento di miglioramento.
• Progettare e dare supporto alla implementazione di un Sistema di Gestione della azienda che al tempo stesso soddisfi tutti i vincoli e lo faccia nel modo più vantaggioso per l'azienda stessa.
• Contribuire all'ottenimento della certificazione (per le aziende che la richiedono).

Autorità.

• Ottenere dal committente l'autorità per colloquiare con i responsabili delle diverse funzioni aziendali, di tutti i livelli ed in particolare di quelli di livello più elevato, al fine di identificare i flussi gestionali esistenti e di identificare i possibili miglioramenti da introdurre negli stessi.

Ci si sofferma sul significato delle parole "nel modo più vantaggioso per l'azienda", infatti questo è il punto più delicato e rilevante della attività del Progettista del Sistema Qualità.

Egli deve sviluppare il progetto del nuovo sistema gestionale soddisfacendo contemporaneamente :

• le reali esigenze dell'azienda in relazione al contesto del mercato in cui essa si colloca (effettive richieste dei Clienti presenti e future, aree di mercato e clienti da non perdere oppure di non interesse, livelli qualitativi dei prodotti), in altre parole la reale Politica della Qualità della azienda, la cui corretta definizione è tra i prinipali obiettivi del progetto in esame;
• la necessità di attuare detta Politica della Qualità introducendo solo elementi di miglioramento gestionale e non strumenti formali che si addizionano al precedente modo di lavorare che resta immodificato.

Seguendo questo approccio il Progettista del Sistema Gestionale in oggetto permette al committente di avere un Sistema Gestionale atto a raggiungere i livelli di qualità prestabiliti al minor costo; altrimenti si ottiene un Sistema Gestionale nel quale si lavora nel modo di sempre con l'aggiunta di un oneroso quanto inutile sistema cartaceo fittizio.